Kalendarz książkowy – korzyści dla biznesu

Kalendarz książkowy to Twój towarzysz w biznesie. Jego wybór wpływa na pracę i rozwój firmy przez kolejnych 12 miesięcy, dlatego warto zastanowić się nad jego poszczególnymi elementami i funkcjonalnościami, na których nam zależy. Aby ułatwić Ci ten proces i podjęcie decyzji, przygotowaliśmy poniższy artykuł. Sprawdź też, z jakiej oferty możesz skorzystać, współpracując z naszą agencją.

Kalendarze książkowe są niezastąpione w wielu sytuacjach. Przede wszystkim organizują dzień pracy i nie pozwalają pominąć ważnych zadań. Są oznaką przynależności do danej grupy społecznej i pomagają włączać się w różne inicjatywy (np. ekologiczne). Rodzaje stosowanych rozwiązań umożliwiają dobór poszczególnych elementów oraz dopasowanie ich do oczekiwanych rezultatów i zastosowań.

Zastosowania kalendarzy książkowych w biznesie

Kalendarz książkowy może pełnić wiele różnych funkcji. To uporządkowane źródło pomysłów, inspiracji i informacji. Pozwala na organizację życia prywatnego i zawodowego, jednocześnie rozdzielając te dwie rzeczywistości. Dzisiaj jednak skoncentrujemy się na biznesowych aspektach korzystania z tego narzędzia.

Głównym zastosowaniem kalendarzy książkowych jest świadomość celów, które masz cały czas przed sobą zapisane na kartkach agendy. Jeśli wiesz, do czego dążysz, łatwiejsze jest dla Ciebie organizowanie pracy zmierzającej do realizacji postanowień i wyzwań stojących przed Twoim biznesem. Jasne określenie celów i ciągły kontakt z nimi ma też wymiar motywacyjny. Kiedy widzimy, że kolejne zadania są oznaczane jako wykonane, chcemy przejść do następnych, bo liczymy na coraz większy sukces.

Kolejną zaletą posiadania kalendarza książkowego jest uporządkowanie ważnych wydarzeń. Jeśli Twoja firma bierze udział w konferencjach, organizuje warsztaty i szkolenia lub planuje duże przedsięwzięcie strategiczne, łatwo można o czymś zapomnieć. Agenda to świetne miejsce na planowanie spotkań z klientami, partnerami biznesowymi i pozostałymi przedstawicielami otoczenia biznesowego. Sprawdzi się też w przypadku zapisywania wszystkich zadań do wykonania danego dnia. Wiesz wtedy, które z nich są niezbędne w danym momencie, a które mogą zaczekać.

Czasem zastanawiamy się, co byśmy zrobili bez naszych notatek… Kalendarz książkowy pozwala oczyścić umysł ze wszystkich myśli, a następnie je uporządkować. Przeprowadzasz ze współpracownikami burze mózgów? Podczas rozmowy z klientem pojawił się pomysł na realizację projektu? Musisz szybko przełożyć jakieś spotkanie? To tylko niektóre funkcje notatek w kalendarzu!

Sprawdzi się też w oddzieleniu numerów telefonów osób, z którymi współpracujesz zawodowo od kontaktów z życia prywatnego. W jaki sposób? Wszystkie ważne dane kontaktowe Twoich klientów i partnerów możesz wpisać do kalendarza. Jednocześnie w urządzeniu zachowujesz tylko kontakty prywatne.

Znając swoje cele, zadania i wydarzenia, łatwiejsze jest planowanie komunikacji z odbiorcami za pośrednictwem mediów społecznościowych! Wiesz, kiedy opublikować post na Facebooku nawiązujący do Twojego szkolenia i publikacja jakiego artykułu na blogu pomoże Ci w dotarciu do potencjalnych klientów. Szybciej reagujesz na nowe wyzwania. Oprócz tego kalendarz może Ci posłużyć jako harmonogram komunikacji, wpisując do niego planowane posty i artykuły blogowe. Widzisz wtedy, jakich informacji potrzebujesz, jakie treści musisz przygotować i jak chcesz je dystrybuować (np. artykuł na blogu, krótki post na Facebooku, film na YouTubie).

Ostatnim zastosowaniem kalendarzy książkowych w biznesie jest budowanie wizerunku marki w dwóch wymiarach. Pierwszym jest budowanie świadomości wśród klientów. Jeśli pracownik podczas spotkania korzysta z notatek zamieszczonych w takim gadżecie firmowym, rozmówca to zauważa i, świadomie lub nie, zapamiętuje.

Innym aspektem jest korzystanie z nich przez samych pracowników. Pomaga im to poczuć się częścią określonej grupy społecznej – w tym przypadku osób powiązanych z marką, którą reprezentują. Prowadzi to do lepszej identyfikacji z misją oraz celami całego przedsiębiorstwa, a także tworzy kulturę organizacyjną. Buduje klimat w miejscu pracy, podkreśla wartości łączące społeczność i wywołuje określone zachowania.

Dlaczego Twój biznes potrzebuje kalendarza książkowego?

Powodów, dla których warto korzystać z kalendarza książkowego jest wiele. Niektóre z nich już omówiliśmy wyżej w postaci kilku kluczowych zastosowań. Są jeszcze jednak korzyści wykraczające poza ogólną organizację pracy. Należą do nich:

  • łatwy dostęp do notatek w każdym miejscu i czasie,
  • motywacja do działania,
  • lepsze przyswajanie informacji przez wzrokowców i kinestetyków.

Wiemy, że znaczna część notatek znajduje się obecnie w sieci. Zamieszczamy w chmurze terminy spotkań i zadania. Korzystamy z aplikacji, programów i innych narzędzi. Właściwie nie zastanawiamy się, co mogłoby się wydarzyć, gdyby pojawiły się problemy z połączeniem internetowym lub okazało się, że bateria w telefonie, tablecie lub laptopie jest rozładowana. Oprócz tego czasami technologie nie są nam przychylne i coś się blokuje lub wyłącza. Nie mielibyśmy wtedy dostępu do najważniejszych informacji. Dlatego warto oprócz rozwiązań technologicznych korzystać z notatników i kalendarzy, które możemy schować do torby lub trzymać na biurku. Zamieszczone tam najważniejsze dane, takie jak: terminy spotkań, ustalenia z klientami i partnerami biznesowymi oraz pomysły pojawiające się w najmniej spodziewanym momencie, dadzą nam poczucie bezpieczeństwa.

Jesteś wzrokowcem lub kinestetykiem? Jeśli tak, pewnie zauważyłeś, że pewne informacje przyswajasz lepiej, a inne gdzieś szybko uciekają. Dzieje się tak przez sposób ich gromadzenia i utrwalania. Wzrokowcy muszą zobaczyć to, co wymaga zapamiętania, a kinestetycy odbierają świat zmysłowo, poprzez ruch i emocje. Teraz pewnie zastanawiasz się, jak kalendarz może im pomóc? Zapisując notatki, pracują dwa zmysły: wzrok i dotyk.

O motywacji już wspominaliśmy. Realizujemy poszczególne zadania i przechodzimy do kolejnych. Mniej się boimy nowych wyzwań, bo widząc jeden sukces, wierzymy w kolejny. W ten sposób stale rozwijamy firmę i nasze otoczenie.

Jak wybrać kalendarz książkowy dla biznesu?

Warto zwrócić uwagę na niektóre czynniki wpływające na jakość pracy z kalendarzem. Czasami nie wykonujemy swoich obowiązków tak, jak byśmy tego chcieli, bo brakuje nam pewnych uproszczeń lub usprawnień. Mogą nimi być:

  • ekologia,
  • personalizowana okładka,
  • układ kalendarium,
  • ilość miejsca na notatki,
  • kieszonki.

Ekologia jest jednym z trendów marketingowych 2020 roku. Coraz częściej świadomie wybieramy produkty, które nie zakłócają sposobu funkcjonowania środowiska naturalnego. W przypadku kalendarzy możemy zdecydować się na papier z recyklingu, który nie będzie zaburzać struktury lasów ani niszczyć znajdujące się w nich bogactwa biologiczne.

Kolejnym istotnym elementem jest personalizowana okładka, która buduje świadomość marki. Czasami dodanie akcentu kolorystycznego potrafi zmienić cały projekt, a jeśli tutaj dodamy logo Twojej firmy, siła oddziaływania będzie zdecydowanie większa!.

Aby praca z kalendarzem przebiegała pomyślnie, konieczne jest dopasowanie układu kalendarium do sposobu pracy. Jeśli często bierzesz udział w spotkaniach z klientami i przedstawicielami różnych instytucji współpracujących z Twoją firmą, będziesz potrzebować dużo miejsca na ich zapisanie. Jeśli chcesz mieć podgląd na wszystkie zadania, które czekają na Ciebie w ciągu kilku następnych dni, wybierz układ tygodniowy. Nie zapominaj o kalendarz miesięcznych, które porządkują wszystko w dłuższym okresie i pomagają podążać w kierunku realizacji strategii. Jeśli wspominamy o miejscu na notowanie spotkań, powinniśmy też zwrócić uwagę na ilość wolnej przestrzeni na inne zapiski. Może to być notatnik lub dodatkowa powierzchnia na poszczególnych stronach kalendarza.

Pracę ułatwi Ci też kieszonka na luźne karteczki, paragony i wizytówki. Takie koperty znajdziesz na wewnętrznej stronie okładki. Nie raz szukaliśmy skrawków papieru, aby zapisać jakąś myśl lub pomysł, a potem… nie mogliśmy ich znaleźć! Dzięki takiemu rozwiązaniu wszystko masz w jednym miejscu.

Podsumowując, kalendarze książkowe służą nie tylko do notowania spotkań i pomysłów. Istotnym zastosowaniem, o którym nie zawsze pamiętamy, jest budowanie świadomości marki wśród potencjalnych klientów i kultury organizacyjnej w gronie pracowników.

Wybór właściwego kalendarza dla celów biznesowych to trudne zadanie! Musimy pamiętać o praktyczności tego narzędzia i uwzględnieniu dodatkowych korzyści wynikających z jego korzystania. Jeśli zastanawiasz się, jaki kalendarz byłby najlepszy dla Twojego biznesu, z przyjemnością pomożemy Ci w tym procesie!