Podstawy wystąpień publicznych w biznesie

Wystąpienia publiczne są w biznesie codziennością. Prezentujemy naszą wizję partnerom biznesowym, produkty klientom i środowisko pracy przyszłym pracownikom. W każdej z tych sytuacji mamy do czynienia z rozmową i przedstawieniem siebie lub firmy z jak najlepszej strony.

Szczególnym rodzajem wystąpień publicznych są prezentacje podczas konferencji branżowych czy spotkaniach networkingowych. To na nich skoncentrujemy się w tym tekście, ale poniższe reguły śmiało możesz wykorzystać za każdym razem, gdy chcesz coś przedstawić otoczeniu.

Przygotuj się!

Przygotowania do każdej prezentacji powinny obejmować 3 elementy, które wpływają na skuteczność przekazu: mowę ciała, głos i treści. Zacznijmy od ostatniego czynnika – merytorycznego przygotowania wystąpienia.

Kluczowe jest przygotowanie się i oswojenie z myślą o przeprowadzeniu jakiejś prezentacji. Pomoże ci w tym określenie jej celu i Twoich odbiorców. Wiedząc, na jaki temat będziesz się wypowiadać i do kogo kierujesz swoje wystąpienie, znacznie łatwiej przyjdzie ci usystematyzowanie planowanych informacji i wyszukiwanie nowych, dzięki którym pogłębisz swoją wiedzę na dany temat i przygotujesz się na (prawie) każde pytanie od publiczności, bo będziesz wiedział, z jakimi problemami zmagają się osoby zebrane w sali i jakie rozwiązania można im zaproponować.

Przygotuj potrzebne wiadomości, szukaj, drąż temat, a następnie opracuj plan prezentacji. Jeśli poczujesz się swobodniej, mając przed sobą całą wypowiedź zapisaną na kartce, nie rezygnuj z tego, ale pod warunkiem, że Twoja prezentacja nie będzie polegała jedynie na jej przeczytaniu.

Określając cel swojego wystąpienia, zastanów się także, jak pomóc swojej publiczności w zapamiętaniu kluczowych informacji i wniosków. W końcu na nie czekają! Zaplanuj momenty, w których zwrócisz ich uwagę na przekazywaną treść.

Warto trenować wystąpienia w domu (przed lustrem) lub zaufaną osobą – można wtedy ocenić, jak będzie reagować publiczność i czy nie jesteśmy zbyt emocjonalni w niektórych momentach, a w innych zbyt wycofani. Inną korzyścią jest identyfikacja niepożądanych gestów, które po rozpoznaniu będziesz mógł ograniczyć.

Opanuj swoje emocje!

Wystąpienia publiczne są stresujące. Zawsze, niezależnie od Twojego doświadczenia, będziesz odczuwał niepewność, czy publiczność opuści salę zadowolona z czasu spędzonego na poznaniu Twojej prezentacji.

Pamiętaj, że jeśli włożyłeś dużo pracy w przygotowania do występu, to wszystko na pewno pójdzie dobrze i zrobisz świetne wrażenie na Twoich odbiorcach. Jeśli jednak masz jakieś obawy, spróbuj rozluźnić atmosferę na początku spotkania – branżowy dowcip, zabawna anegdota związana z procesem przygotowania się do tego wystąpienia, a nawet już sam uśmiech na pewno pomogą po obu stronach sceny.

Postaw na emocje publiczności!

Teraz przejdziemy do mowy ciała i głosu, o których wspominaliśmy na początku tego artykułu. Te 2 elementy wystąpienia służą przekazywaniu nie tylko treści w odpowiedni sposób, ale przede wszystkim emocji!

Zwracaj szczególną uwagę na mimikę twarzy i towarzyszącym jej ruchom rąk, postawie ciała, brzmieniu głosu… Za ich pomocą przekazuj odczucia i akcentuj najważniejsze fragmenty wypowiedzi. Niech ich znaczenie pozostanie z publicznością na dłużej!

Mieszaj różne emocje, zaczynając od uśmiechu, który zniweluje Twój stres i wprowadzi publiczność w pozytywny nastrój. Pamiętaj, że smutek, nostalgia i melancholia nie są mile widziane. Później umieść np. niepewność lub obawę. Nie opieraj całej swojej wypowiedzi na jednej emocji, bo stracisz swoją wiarygodność. Pozytywne nastawienie podczas opowiadania o przykrej sytuacji nie będzie odpowiednim rozwiązaniem – w ten sposób wyślesz do otoczenia sprzeczne sygnały. Dopasuj więc przekazywane odczucia do poruszanego tematu.

Różne emocje pomagają też uniknąć monotonii w wystąpieniu. Z drugiej strony nadmierna ekspresja również może prowadzić do utraty wiarygodności – teatralne reakcje na omawiany temat mogą nawet ośmieszyć, a to prowadziłoby do problemów wizerunkowych i finansowych firmy. Brak szacunku wobec podejmowanych działań i decyzji, lekceważenie ważnych informacji to kolejne przykre skutki, które towarzyszyłyby Twojemu biznesowi.

Gesty nie tylko pomagają w przekazywaniu emocji, ale również dynamizują wystąpienie i utrzymują uwagę odbiorców. Warto m.in. zmieniać miejsce na scenie, wskazywać na prezentację… Ważny jest również kontakt wzrokowy, co w przypadku spotkań online można zastąpić angażującym pytaniami, zwracaniem się do widzów lub słuchaczy (np. “Szanowni Państwo…”) i podkreślaniem istotnych informacji (np. “Kluczowe jest tutaj to, aby…”).

Rozmawiaj z publicznością!

Wystąpienia publiczne, mimo odległości między sceną a fotelami i publicznością, są bardzo bezpośrednią formą komunikacji. Dbaj o występowanie interakcji i nawiązuj relacje z osobami, które obserwują Twoją prezentację. Pytaj o opinie, opowiadaj anegdoty, z którymi będą mogli się utożsamić, lub pokażą Cię od ludzkiej, mniej oficjalnej strony, zaproponuj sesje pytań i odpowiedzi.

Przypomnij sobie zasady storytellingu! Opowiadaj o doświadczeniach – swoich i klientów. Dzięki nim na przykładzie udowodnisz, że potrafisz przenosić teorię do praktyki, oraz udowodnisz, że proponowane przez Ciebie rozwiązania mają sens i przynoszą korzyści Twoim klientom.

Pilnuj czasu wystąpienia!

Przygotuj prezentację tak, aby jej czas był zgodny z ustaleniami – nie kończ jej ani za wcześnie, ani za późno. Dokładnie przepracuj swoją prezentację przed wystąpieniem – przećwicz ją i dodaj jakieś elementy lub usuń w zależności od tego, ile czasu zajmuje Twoja prezentacja.

Pamiętaj też, że trenując w domu swoje wystąpienia, czas, jaki potrzebujemy na jej wygłoszenie, jest inny niż podczas prawdziwego wydarzenia. Warto znać swoje mechanizmy – jeśli pod wpływem stresu mówimy szybciej, nasze wystąpienie okaże się krótsze, a jeśli ze stresu potrzebujemy więcej czasu na uporządkowanie kolejnych zdań, prezentacja się wydłuży.

Nasza wskazówka: lepiej przygotować krótszą prezentację i na koniec zaproponować sesję pytań i odpowiedzi lub rozwinąć poboczny wątek (jeśli publiczność będzie zainteresowana), niż mówić szybko i niewyraźnie po to, aby powiedzieć wszystko, co było zaplanowane.

Dasz sobie radę!

Na koniec pozostaje już tylko życzyć Ci samych efektywnych i efektownych wystąpień publicznych! Powyższe wskazówki na pewno Ci w tym pomogą!